Política de Tratamiento de Datos Personales - Acceso Seguro

1. Introducción y Marco Legal

Acceso Seguro establece esta Política de Tratamiento de Datos Personales en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas aplicables en Colombia. Regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales, garantizando los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso restringido, seguridad y confidencialidad.

2. Definiciones

• Titular: Persona natural cuyos datos son tratados.
• Responsable: Acceso Seguro, quien decide sobre el tratamiento.
• Encargado: Terceros que procesan datos por cuenta del responsable.
• Datos Sensibles: Información que afecta la intimidad o puede generar discriminación (ej. antecedentes).
• Tratamiento: Operaciones sobre datos (recolección, uso, supresión).

3. Responsable y Encargado

Acceso Seguro es el responsable del tratamiento. Los encargados incluyen proveedores tecnológicos que procesan datos bajo instrucciones y acuerdos de confidencialidad.

4. Datos Recolectados

Recolectamos:

• Proporcionados por las empresas contratistas:
  • Personal: Nombre completo, cédula, ARL, seguridad social, datos de contacto de la empresa (correo).
  • Vehículos: Licencia de conductor, tránsito, SOAT, técnico-mecánica, placa.
• Generados por el sistema: Horarios de ingreso/salida, registros de acceso.

No recolectamos datos directamente de las personas, solo de las empresas contratistas.

5. Finalidades del Tratamiento

Los datos se tratan para:

• Registrar y controlar el ingreso/salida del personal.
• Verificar documentos y consultar antecedentes penales, judiciales o disciplinarios para autorizar el acceso.
• Gestionar el ingreso de vehículos, validando licencias, SOAT, técnico-mecánica y verificando infracciones o impedimentos.
• Prevenir riesgos y cumplir con normativas internas o legales.

6. Tratamiento de Datos Sensibles

Los datos sensibles (antecedentes penales, judiciales, disciplinarios, infracciones de tránsito) se recolectan con autorización expresa de las empresas contratistas, quienes certifican el consentimiento de los titulares, y se usan solo para fines de seguridad y cumplimiento legal, con protección reforzada.

7. Procedimientos

Los datos se recolectan de las empresas contratistas mediante formularios físicos o digitales y se generan automáticamente por el sistema (horarios, registros). Se almacenan en bases seguras y se consultan en fuentes públicas/privadas (ej. Policía Nacional, RUNT) con autorización. El tratamiento incluye análisis para autorizar accesos.

8. Derechos de los Titulares

Los titulares tienen derecho a:

• Acceder gratuitamente a sus datos.
• Solicitar actualización o rectificación de datos inexactos.
• Solicitar supresión, salvo obligaciones legales/contractuales.
• Revocar autorización, cuando proceda.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Abstenerse de responder sobre datos sensibles o de menores, salvo autorización.

Para ejercer estos derechos, envíe su solicitud a [email protected] con su identificación. Responderemos en 10 días hábiles para consultas y 15 días hábiles para reclamos.

9. Medidas de Seguridad

Implementamos encriptación, controles de acceso, backups y auditorías. En caso de incidentes, notificaremos a los titulares y a la SIC según la normativa.

10. Transferencia y Transmisión

Los datos podrán transmitirse a empresas contratistas, proveedores o autoridades bajo acuerdos de confidencialidad o requerimientos legales. No se transfieren internacionalmente sin autorización.

11. Retención y Supresión

Los datos se retienen mientras sean necesarios para las finalidades o por obligaciones legales (ej. normativas laborales, tránsito). Posteriormente, se suprimen de forma segura.

12. Actualizaciones

Esta política, vigente desde el 27 de marzo de 2025, podrá actualizarse y notificarse vía web o correo.

13. Contacto

Correo: [email protected]
Sitio web: www.accesoseguro.com